Planlæg din grupperejse
Der er ikke én rigtig måde at planlægge studierejser og grupperejser på, men der er en række forhold, som du som planlægger/rejseansvarlig skal være opmærksom på. Nedenfor har vi samlet en række gode råd, som du kan benytte dig af i planlægningen af studierejsen. Vi har samlet flere gode råd på vores side www.studierejser.dk
Definér rammerne for grupperejsen
Som noget af det første er det vigtigt at få defineret, hvilke rammer grupperejsen skal afvikles indenfor. Der skal tages stilling til de økonomiske rammer, de faglige og de tidsmæssige. Hvornår skal rejsen foregå? Hvor mange forventes at deltage? Hvor længe skal I være afsted? Har studierejsen faglige mål - hvilke? Hvad er budgettet pr. person?
Overvej rejsemål
Udfra de overordnede rammer, som rejsen skal arrangeres indenfor er det blevet tid til at overveje, hvilke rejsemål der kunne være relevante for jeres gruppe. Det er muligt at sikre sig et overblik over hvor langt budgettet rækker ved at undersøge studierejsebureauernes vejledende priser. Vi har samlet en oversigt over det vejledende prisniveau for en række rejsemål.
Husk at priserne er vejledende og vil afhænge af jeres rejseperiode og den generelle efterspørgsel i jeres rejseperiode. Hvis I rejser med fly får man typiske de laveste priser, hvis man booker i meget god tid. Priserne er naturligvis også afhængig af ønsker omkring indkvarteringsstandarden.
Hvis I har problemer med at finde et rejsemål, som kan opfylde grupperejsens faglige formål er det en god idé at kontakte et erfarent grupperejsebureau - de bedste er i stand til at rådgive jer om mulighederne.
Bestil tilbud
Prisen for rejsen vil afhænge af en lang række faktorer, og derfor er det en god idé at indhente konkrete tilbud på jeres rejsemål og rejseperiode. Jo flere informationer vi har til rådighed, jo mere konkret kan tilbudet blive. Husk at definere hvis du har specielle ønsker til indkvartering eller transport. Husk også at angive det, hvis du ønsker priser på specielle arrangementer undervejs.
Bestil et uforpligtende tilbud.
Vurder tilbud
Sammenlign de indhentede tilbud. Husk, at det ikke altid er prisen alene du skal vurdere tilbudet udfra. Det er også vigtigt at tage rejsebureauets rejsebestemmelser i betragtning. Der er fx ofte stor forskel på størrelsen af depositum samt betingelserne for afbestilling af deltagere. Der kan også være stor forskel på den rådgivning og service bureauerne tilbyder.
Bekræft den ønskede rejse
Kontakt studierejsebureauet for at bekræfte den ønskede rejse. I nogle tilfælde kan bureauet bekræfte rejsen med det samme (fordi de har pladserne på hånden). I andre skal pladserne først genbekræftes ved underleverandørerne inden den endelige bekræftelse af arrangementet kan gives.
Betaling af depositum
De fleste bureauer kræver at man ca. 10-14 dage efter bekræftelsen af arrangementet indbetaler et depositum for at fastholde reservationen. Som tidligere nævnt varierer størrelsen af depositummet meget fra bureau til bureau. Det er vigtigt at fristen for indbetaling af depositum overholdes, da bureauet ellers er berettiget til at annullere rejsen. Samtidig med indbetalingen af depositum indsendes navneliste. Hvis nogle af rejsedeltagerne ønsker at tegne afbestillingsforsikring skal præmien for dette indbetales sammen med depositummet.
Læs mere om mulighederne for afbestillingsforsikring.
Hent navneliste.
Planlæg rejseprogram
Når selve studierejsen med transport og indkvartering er på plads kan I begynde at planlægge det specifikke rejseprogram. Hos flere studierejsearrangører har rejsekonsulenterne stor viden om de enkelte rejsemål og du kan bruge denne som sparringspartner i processen. Internettet er også en væsentlig kilde til information i denne fase.
Rejseforsikring
Husk at bede rejsedeltagerne om at tage stilling til, om de forsikringsmæssigt er dækket ind under rejsen. Hvis du rejser med skoleelever/studerende under 26 år er der mulighed for at tegne en meget billig rejseforsikring i form af en Skole- og Ungdomsrejseforsikringen. Præmien for denne forsikring er helt ned til kr. 27,- pr. person hvis I rejser i 4 dage/3 nætter. Vær også opmærksom på, at hjemtransport ikke længere er dækket ind via den offentlige sygeforsikring.
