FAQ: Hvordan planlægger jeg en vellykket studierejse?


Inden man går i gang med at planlægge en studierejse, kan det virke som en lidt uoverskuelig opgave. Grupperejsebureauerne er vant til at håndtere processen, og du er i gode hænder, hvis du vælger at arbejde sammen med en professionel partner. Hos AlfA Travel er vi vant til at håndtere mere end 1000 grupper hvert år og du kan trygt overlade planklægningen til os. Vi har opstillet 7 steps i planlægningen som du kan søge inspiration i for at få den bedste og mest effektive proces. Du kan også tage den lette vej og kontakte os her. Vi guider jer gennem hele processen.

1. Definér rammerne for grupperejsen

Som noget af det første er det vigtigt at få defineret, hvilke rammer grupperejsen skal afvikles indenfor. Der skal tages stilling til de økonomiske rammer, de faglige og de tidsmæssige. Hvornår skal rejsen foregå? Hvor mange forventes at deltage? Hvor længe skal I være afsted? Har studierejsen faglige mål - hvilke? Hvad er budgettet pr. person og hvad skal det inkludere? Overvej om I evt. kan rejse i en alternativ periode? Der kan være penge at spare ved at rejse i lavsæsonen. Der kan være mange tips at hente ved at tilmelde sig rejseudbyderes nyhedsbrev. Tilmeld dig nyhedsbrev her.

2. Overvej rejsemål

Udfra de overordnede rammer, som rejsen skal arrangeres indenfor er det blevet tid til at overveje, hvilke rejsemål der kunne være relevante for jeres gruppe. Det er muligt at sikre sig et overblik over hvor langt budgettet rækker ved at undersøge studierejsebureauernes vejledende priser. Brug supersøgeren på forsiden af vores hjemmeside til at afgrænse dine ønsker. Du kan søge på både priser, faglighed og geografi.
 
Husk, at priserne på studierejser er vejledende og vil afhænge af jeres rejseperiode og den generelle efterspørgsel på rejsemålet. Hvis I rejser med fly får man typiske de laveste priser, hvis man booker i meget god tid. Priserne er naturligvis også afhængig af ønsker omkring indkvarteringsstandarden. Hvis I har problemer med at finde et rejsemål, som kan opfylde grupperejsens faglige formål er det en god idé at kontakte et erfarent grupperejsebureau - de bedste er i stand til at rådgive jer om mulighederne.

3. Bestil og vurder tilbud

Prisen for rejsen vil afhænge af en lang række faktorer, og derfor er det en god idé at indhente konkrete tilbud på jeres rejsemål og rejseperiode. Jo flere informationer vi har til rådighed, jo mere konkret kan tilbudet blive. Husk at definere hvis du har specielle ønsker til indkvartering eller transport. Husk også at angive det, hvis du ønsker priser på specielle arrangementer undervejs. Bestil et uforpligtende tilbud.

Sammenlign og vurdér de indhentede tilbud. Husk, at det ikke altid er prisen alene du skal vurdere tilbudet udfra. Det er også vigtigt at tage rejsebureauets rejsebestemmelser i betragtning. Der er fx ofte stor forskel på størrelsen af depositum samt betingelserne for afbestilling af deltagere. Skal I benytte transfer eller program er det også være at undersøge disse priser. Der kan også være stor forskel på den rådgivning og service bureauerne tilbyder - både før, under og efter rejsen. Det er en fordel at vælge et bureau med meget erfarne og vidende rejsekonsulenter - ofte kan du skyde store genveje ved deres gode råd og tips.

4. Bekræft den ønskede rejse

Når I har fundet frem til en rejser der opfylder jeres forskellige ønsker, så kontakt studierejsebureauet for at bekræfte den ønskede rejse. I nogle tilfælde kan bureauet bekræfte rejsen med det samme (fordi de har pladserne på hånden). I andre skal pladserne først genbekræftes ved underleverandørerne inden den endelige bekræftelse af arrangementet kan gives.

5. Betaling af depositum

De fleste bureauer kræver at man ca. 10-14 dage efter bekræftelsen af arrangementet indbetaler et depositum for at fastholde reservationen. Som tidligere nævnt varierer størrelsen af depositummet meget fra bureau til bureau. Det er vigtigt at fristen for indbetaling af depositum overholdes, da bureauet ellers er berettiget til at annullere rejsen. Hvis du har svært ved at overholde den angivne frist så kontakt dit bureau - der kan ofte være fleksibitet at hente, hvis det blot aftales. Samtidig med indbetalingen af depositum indsendes navneliste.
 
Hvis nogle af rejsedeltagerne ønsker at tegne afbestillingsforsikring skal præmien for dette indbetales sammen med depositum. Denne forsikring skal I altså tidligt tage stilling til.

6. Planlæg rejseprogram

Når selve studierejsen med transport og indkvartering er på plads, kan I begynde at planlægge det specifikke rejseprogram. Hos flere studierejsearrangører har rejsekonsulenterne stor viden om de enkelte rejsemål, og du kan bruge denne som sparringspartner i processen. Hos AlfA Travel tilbyder vi på de fleste rejsemål et omfattende katalog af faglige og sociale programmer, som kan tilkøbes og informationen er tilgængelige i AlfA-gate (gruppernes online rejsemappe).

Det er hos de fleste bureauer valgfrit, om du ønsker at benytte rejseselskabets service i forhold til program. Måske har du selv kontakter? Derudover kan internettet også være en væsentlig kilde til information i denne fase.

7. Rejseforsikring

Husk at bede rejsedeltagerne om at tage stilling til, om de forsikringsmæssigt er dækket ind under rejsen. Hvis du rejser med rejsedeltagere der er under 30 år, er der mulighed for at tegne en meget billig rejseforsikring i form af en skole- og ungdomsrejseforsikring. Præmien for denne forsikring er helt ned til kr. 65,- pr. person, hvis I rejser i 4 dage/3 nætter (i EU/EØS). Vær også opmærksom på, at hjemtransport ikke længere er dækket ind via den offentlige sygeforsikring. Læs om rejseforsikring.

8. Klar til afgang

Vi er snart klar til afgang og hvis du booker rejsen hos et rejsebureau, så sørger de for  at sende dig alle de relevante papirer. Det er vigtigt at du straks ved modtagelsen tjekker, at alt er som det skal være og som det er aftalt. Det kan være vanskeligt at rette evt. fejl/midforståelser, når først rejsen er påbegyndt. Rejser I med fly er det vigtigt at du tjekker flybilletterne igen for at sikre at alle navne er opgivet korrekt (som de står i deltagernes pas).

Under rejsen tilbyde velrenommerede rejsebureauer 24 timers vagttelefon som kan bruges i tilfælde af mangler ved rejsen eller hvis man ønsker et godt råd.

Kontakt os

Vil du høre mere om, hvad vi hos AlfA Travel kan hjælpe dig med? Så tøv ikke med at kontakte os. Du kan ringe til os på 80 20 88 70 eller skrive en mail til info@alfatravel.dk.
 
Vi laver også gerne et gratis og uforpligtende tilbud på jeres studierejse - klik på bestil tilbud nedenfor og bestil online. 
 

Læs også:

Din ekspert
Hanne Troelsgaard
Contact box
2013 © AlfA Travel   l   Nygade 5   l   7500 Holstebro   l   Telefon 70 22 88 70   l  Mail
Modtag gode tilbud og nyheder
TILMELD DIG ALFA TRAVELS NYHEDSBREV
Som modtager af AlfA Travels nyhedsbreve er du først i køen, når vi udsender gode tilbud og rejsenyheder :)

Vi sender normalt 1-2 nyhedsbreve i måneden.
TILMELD DIG ALFA TRAVELS NYHEDSBREV